调研报告：企业档案管理工作中存在的问题及对策研究

调研报告：企业档案管理工作中存在的问题及对策研究

企业档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性都比较强的工作,做好企业档案管理工作,是企业高效运行及大力发展的重要基础。企业档案管理工作往往受到多项因素的影响,如管理观念、管理资金、管理人员等,所以当前还存在一定的问题。针对存在的问题,企业档案管理人员需要端正态度,积极面对问题,努力研究问题的解决对策,从而不断提升企业档案管理工作的水平,进而促进企业的大力发展。

一、企业档案管理工作概述

企业的档案管理指的是对企业的档案信息进行系统的、规范的、科学的管理和运行的工作。企业档案管理工作的开展,能够有效地满足企业在生产经营、科学决策、权益保障等方面的需要,对于企业的发展具有重要意义。当前,企业档案管理包括两种模式,一种是纸质档案管理模式,另一种是电子档案管理模式。在传统的档案管理工作中,纸质管理为主要模式。然而,随着信息化技术的不断发展,电子档案逐渐成为了企业档案管理的重要模式。相比于传统的纸质档案,电子档案在多个方面都具有优势,如存储空间比较充足、信息检索比较方便、数据比较方便共享等,所以能够大力推动档案管理的高效运行,同时能够大力提高档案信息的准确度。当前,我国已经进入到信息化时代。在信息化时代下,档案管理人员需要合理处理纸质档案与电子档案两种管理模式。企业档案管理工作通常是在当地的档案行政管理机构的监督指导下进行的,在企业档案管理工作进行的过程中,企业通常会根据实际情况制定内部档案管理制度和方案,如档案信息收集制度、档案信息查阅制度、档案信息共享制度等。企业档案管理工作开展的目标是为企业的生产经营活动提供有力支持,满足生产经营者对档案信息的需求。

二、企业档案管理工作中存在的问题

(一)档案管理意识通常比较淡薄

档案管理意识比较淡薄是企业档案管理工作中存在的一大问题。在部分企业中,企业领导对档案管理的重要性认识不足,没有从战略高度上去认识档案管理工作,其在思想上认为企业的档案管理工作与企业的生产经营关系不大,对档案管理工作不够重视。

(二)档案管理人员素质参差不齐

档案管理人员的素质高低,直接关系到档案管理工作的开展成效。当前,部分企业的档案管理人员素质往往参差不齐,现有的档案管理人员,很多都是半路出家,要么学历层次比较低,要么知识结构不合理,通常都缺乏现代档案管理知识和技能,很难满足现代企业对于档案管理人员的需求。

(三)档案管理没有做到规范有序

企业档案管理没有做到规范有序,具体体现在以下几个方面:第一,档案分类不够合理,并且不同档案保管期限的划分也不够准确。在部分企业中,存在档案应该归档但实际却未归档的情况;第二,档案整理不够规范。在档案整理不规范方面,在企业中比较常见的现象包括机构划分不准确、档案号不规范、案卷标题不规范等;第三,档案管理的硬件设施不符合要求。部分企业虽然在企业内部设置了专门的档案室,专门用于档案的保存,但是所设置的档案室达不到规定的要求,如没有设置除湿器、防盗门窗、干湿温度计等。

(四)档案管理与服务存在脱节现象

档案管理与服务存在脱节现象是企业档案管理工作中存在的又一大问题。档案管理与服务存在脱节现象,具体体现在以下几个方面:第一,档案资源比较匮乏。部分企业比较注重基建、设备等档案的收集,但对与业务相关的档案收集却不够重视,进而影响了企业档案的系统性和完整性;第二,档案资源存在流失的情况。受历史、保管等因素的影响,企业中的部分档案存在断代和流失的情况;第三,对档案信息资源的开发不足。在部分企业中,比较重视档案信息资源的"藏",但却往往忽视档案信息资源的"用",对档案信息资源的开发严重不足,使得档案信息资源处于闲置的状态。

三、企业档案管理工作中存在问题的解决对策

(一)提升相关人员管理意识

提升相关人员的管理意识是企业档案管理工作中存在问题的一项解决对策。提升相关人员的管理意识,就需要负责档案管理的行政部门加大对企业档案管理工作的宣传力度和检查力度,通过加大宣传力度,使企业的相关人员在思想上充分认识到做好企业档案管理工作的重要性,进而为企业档案管理工作的开展提供必要的支持;通过加大检查力度,使企业的相关人员在企业内部加大对档案管理工作的指导力度,确保企业档案管理工作的高效进行。其他部门的人员往往由本职工作要做,时间和精力都比较有限,所以很难顾及档案管理工作。在这种情况下,企业档案管理工作的质效就很难有保证。

(二)加强档案信息资源建设

加强档案信息资源建设是企业档案管理工作中存在问题的另一项解决对策。加强档案信息资源建设,就需要健全档案收集制度、创新档案收集手段,以创新档案收集方式为例,可以采用事前监控收发文件与登门收集相结合的方式,从而做到广泛收集和重点收集相结合;加强档案信息资源建设,就需要不断拓宽、加深档案工作领域。在企业现有档案的基础上,档案管理人员需要广泛收集一切对企业生产经营有价值的档案资料,这个过程中,既要注意收集纸质的档案资料,也要注意收集电子的档案资料,从而使企业的档案资源不断地得到丰富。

(三)提高档案现代管理水平

提高档案管理的现代化水平是企业档案管理工作中存在问题的另一项解决对策。提升档案管理的现代化水平,需要规范档案整理工作,档案管理人员需要按照新的档案分类和管理标准对企业的各类档案进行分类、编目;提升档案管理的现代化水平,需要提升档案管理的信息化水平,在有条件的情况下,对企业档案进行数字化处理,使企业的档案管理水平上升到一个全新的高度。

(四)建设企业智慧档案库房

建设企业智慧档案库房是企业档案管理工作中存在问题的另一项解决对策。在智慧档案库房中,往往会采用密集架、智能存储柜等先进设备,档案管理人员在充分利用这些先进设备的同时,会大力结合自动化的存储管理系统来实现档案的高密度存储。另外,在智慧档案库房中,往往会建立档案数据库,该数据库中包括档案的名称、编号、分类等信息,从而方便用户通过各种方式进行快速检索,如分类、关键词、时间范围等。除此之外,在智慧档案库房中,往往配备了先进的档案数字化设备,其能够将企业的纸质档案快