国企领导在办公室系统工作会议上的讲话

国企领导在办公室系统工作会议上的讲话

同志们:

今天,我们把公司各级办公室的同志召集在一起,开一个专题会议。主题很明确,就是研究如何打造"学习型、服务型、创新型"办公室。办公室是企业的"中枢"和"窗口",位置特殊、作用关键。办公室工作干得好不好,直接影响到公司运转的效率,影响到经营决策的落实,影响到企业形象的展示。

我在多个场合讲过,我们基建企业是靠项目吃饭的,经营是龙头,项目是根基。但是,没有办公室的高效运转,经营龙头就转不动,项目根基也稳不住。办公室的同志常年伏案、默默无闻,干的很多都是"幕后"工作。借这个机会,我代表公司党委,向在座各位以及全体办公室系统的同志们,道一声辛苦,说一声感谢!

今天,我就围绕"打造学习型、服务型、创新型办公室"这个主题,结合我们公司的实际,讲几点意见,也是和大家交交心。

一、为什么要在办公室系统强调"学习型、服务型、创新型"?

大家可能会问,办公室工作就是办文、办会、办事,搞那么复杂干什么?我理解,"三型"办公室的提法,不是新词,但对咱们基建企业来说,有着很强的现实针对性。

第一,不学习,就吃不了"经营饭"。现在基建行业变化太快了。国家政策在变,比如"十五五"规划、城市更新、新能源政策,办公室如果不懂,起草的文件就可能"跑偏"。市场模式在变,EPC、F+EPC、投建营一体化,办公室如果不了解,协调经营会议、准备经营材料就会"隔靴搔痒"。技术也在变,智能建造、BIM技术、装配式基建,办公室如果一问三不知,写出的报告就缺乏深度。所以说,学习不是个人爱好,而是岗位生存的需要。咱们办公室的同志,不能只当"打字员""传声筒",要当"政策通""活字典"。

第二,不服务,就站不好"中枢岗"。办公室的本质是服务。服务领导、服务部门、服务基层、服务经营一线。有的同志觉得服务就是端茶倒水、迎来送往,那只是表面。真正的服务,是要为领导决策提供有价值的信息,为部门协同搭建顺畅的桥梁,为基层一线解决实际的困难。我们经营口的同志常年在外跑市场,风里来雨里去,最需要后方的支持。如果办公室办事拖拉、态度生硬,经营人员回来报销难、盖章难、找领导签字难,他们心里能舒服吗?项目上的同志日夜在工地上,如果办公室不能及时传递文件、协调资源,他们就会"前方打仗、后方失火"。所以说,服务是办公室的立身之本。

第三,不创新,就跟不上"新节奏"。现在是大数据、人工智能时代。很多兄弟单位办公室已经实现了无纸化办公、移动审批、视频会议、智能档案。我们还在靠腿跑、靠嘴催、靠手写,效率怎么能高?还有,工作方法也需要创新。比如督查督办,不能只是发通知、打电话,能不能建立线上台账、自动提醒?比如信息报送,能不能利用大数据抓取?比如接待工作,能不能更规范、更节约、更有特色?创新不是要搞花哨,而是要提高效率、降低成本、减少失误。

所以,打造"学习型、服务型、创新型"办公室,不是空口号,而是应对挑战、提升水平的必由之路。

二、如何建设学习型办公室:让学习成为习惯,让本领不再恐慌

学习型办公室,不是要求每个人都成为博士,而是要形成"人人爱学习、处处可学习、时时在学习"的氛围。具体怎么抓?

第一,学政策,当"参谋"。办公室是领导决策的参谋部。要当好参谋,首先得把政策吃透。国家关于基础设施投资、房地产调控、绿色发展、国企改革等政策,我们要第一时间学习、第一时间解读、第一时间形成简报报领导。不要等领导问了,才去翻文件。我建议办公室每周搞一次"政策微课堂",每次半小时,轮流讲,讲完讨论。坚持下来,大家政策水平肯定提高。

第二,学业务,当"内行"。基建企业的办公室,不能不懂业务。要主动学习经营投标流程、项目管理常识、安全生产规定、财务基础知识。不求精通,但要懂。比如,经营人员来谈项目,你不能连EPC和施工总承包的区别都说不清;项目上来报告进度,你不能连关键节点都听不懂。可以安排办公室人员到经营部、项目部跟班学习一周,实地感受一下。去年我们有个办公室的小伙子,去项目部待了一个月,回来写材料明显接地气了。

第三,学先进,当"标杆"。要眼睛向外,学习兄弟单位、行业先进的好经验。比如,人家的公文流转速度为什么那么快?他们的会议组织为什么那么高效?他们的档案管理为什么那么规范?可以组织走出去交流,也可以请进来传授。学回来之后,要结合实际消化吸收,不能照搬照抄。

第四,学方法,当"能手"。办公室工作有很多技巧。比如,如何快速整理会议纪要?如何高效归档文件?如何协调扯皮的事情?这些都有方法。老同志要传帮带,新同志要虚心学。可以编一本《办公室工作实务手册》,把常见问题、操作流程、注意事项写清楚,新人来了照着做。

第五,建立学习机制。光喊口号没用,要建制度。一是固定学习时间,比如每周五下午一小时。二是建立学习积分制,参加学习、分享心得、提出建议都加分,年底与绩效挂钩。三是鼓励考证,比如文秘证、档案证、法律职业资格等,考过了给奖励。四是开展技能比武,比如打字比赛、公文写作比赛、办公软件应用比赛。

三、如何建设服务型办公室:把服务做到心坎上,让满意成为常态

服务是办公室的天职。服务好不好,大家说了算。我们要从"被动服务"转向"主动服务",从"粗放服务"转向"精细服务",从"一般服务"转向"优质服务"。

第一,服务领导要"精心"。领导交办的事,要"马上就办、办就办好"。领导还没想到的,要主动想到。比如,领导要出差,你提前把行程、资料、住宿、车辆都安排好;领导要开会,你提前把议题、材料、参会人员、设备都准备好。要善于领会领导意图,写材料、拟文件要符合领导风格。但服务领导不是搞"个人崇拜",要坚持原则,对领导的不合理要求也要敢于提醒。

第二,服务部门要"热心"。各部门都是兄弟单位。办公室不能有"门难进、脸难看、事难办"的衙门作风。对其他部门来盖章、发文、请示,要热情接待、快速办理。确实不能办的,要耐心解释。要主动了解各部门的困难,比如经营部投标急需盖章,哪怕是下班时间也要赶来;项目部急需调阅档案,要想办法远程提供。要建立部门联络员制度,定期听取意见,改进服务。

第三,服务基层要"贴心"。基层一线最辛苦。办公室要把服务送到项目上、送到经营点上。比如,优化报销流程,让基层人员少跑腿;建立远程盖章、远程会签系统;定期到项目部开展公文写作、档案管理培训;帮助项目部解决办公用品、网络通信等实际困难。逢年过节,给驻外人员家属寄慰问信、慰问品,这也是办公室的活。要把基层的呼声作为第一信号,基层反映的问题,要建立台账、限期解决、及时反馈。

第四,服务客户要"细心"。办公室也是对外窗口。客户来公司考察、洽谈,办公室的接待水平直接关系到企业形象。要规范接待流程,从接机、住宿、用餐、会谈、参观,每个环节都要细致周到。要制作精美的宣传画册、企业介绍PPT,让客户留下好印象。要建立客户信息库,记录客户喜好、习惯,下次接待更有针对性。

第五,建立服务评价机制。服务好不好,不能自我感觉良好。要定期开展服务满意度测评,让被服务对象打分。测评结果要公开,与绩效挂钩。对满意度低的,要分析原因、限期整改。要设立"服务明星"奖,每季度评选一次,大张旗鼓表彰。

四、如何建设创新型办公室:打破惯性思维,让效率倍增

创新不是高不可攀,办公室工作处处可以创新。一个流程优化、一个小工具开发、一个方法改进,都是创新。

第一,创新工作流程。梳理现有流程,砍掉不必要的环节。比如,公文流转能不能从纸质改为线上?审批能不能从逐级签字改为会签?督查督办能不能用系统自动提醒?印章管理能不能用电子印章?档案管理能不能数字化?要敢于对流程"动刀子",能简则简,能并则并。

第二,创新技术手段。积极引进新技术。比如,用OCR技术识别扫描文件,用语音转文字技术整理会议记录,用大数据分析经营信息。不要觉得这些高大上,现在很多软件已经免费或低成本。办公室要有人专门研究新技术、新工具,带头应用。

第三,创新工作方法。比如,开会可以开短会、开视频会,能不开的会坚决不开。写材料可以建立素材库、模板库,提高效率。接待可以实行"清单化"管理,避免遗漏。督查可以实行"红黄绿"灯预警。要鼓励大家提合理化建议,哪怕是一个小小的改进,也值得肯定。

第四,创新服务模式。比如,建立"一站式"服务中心,把盖章、开票、报销、咨询等集中办理,让基层少跑腿。设立"24小时在线客服",通过微