办公自动化系统使用管理办法

办公自动化系统使用管理办法

第一章总则

第一条为提高办公效率，节约运行成本，提升管理水平，规范办公流程，现就学校办公自动化(以下简称OA)系统的规范使用，特制定管理办法。

第二条学校OA系统是数字化校园的一个子系统，是学校实现办公自动化的基础平台，包括周程安排、公文处理、通知公告、综合信息、站内信、移动办公等功能模块。

第二章系统管理

第三条本系统运行由学校集中统一管理，学校党政办公室为主管单位，负责日常运行;信息中心负责技术支持和系统维护;各部门负责本部门用户管理、信息日常管理、资料收发及检查维护等工作。

第四条学校办公室安排专人作为系统管理员，负责系统日常管理与监督，指导各使用单位操作办公自动化工作流程。

第五条信息中心安排专人作为管理员，负责保障系统正常运行和技术支持与维护。

第六条各部门应明确一名负责人分管此项工作，同时指定一名工作人员作为本单位OA系统管理员(OA秘书)。

第三章组织机构与责任

第七条各部门分管OA系统负责人工作职责

(一)负责本部门OA系统使用管理;

(二)完成学校OA系统建设和应用推广的各项任务;

(三)负责组织本部门使用OA系统人员的培训;

(四)负责本部门OA系统的安全和保密工作;

(五)对本部门OA系统管理员的工作进行督促和检查;

(六)负责本部门OA系统工作的其他有关事宜。

第八条各部门OA系统管理员工作职责

(一)负责本单位OA系统中用户管理和维护，负责各类文件和信息的传递、分发、清理及内部归档等工作;

(二)负责本单位与其他单位在OA系统中非涉密信息的互相传递(发送、接收)工作，确保信息处理及时、准确、畅通;

(三)负责本部门在OA系统中信息的日常维护及相关事宜的协调处理工作;

(四)确保本部门办公网络安全、畅通;

(五)接受学校办公自动化建设和管理单位的业务指导，并具体负责培训和指导本部门其他人员对OA系统的使用操作;

(六)处理本单位办公自动化工作其他事务。

第四章帐户管理

第九条各单位的相关教职员工(统称用户)在系统中分配唯一实名制帐户。用户调离工作岗位，应办理销户或转户手续。

第十条新增人员的开户和调离岗位人员的销户或转户由所在部门及时提出书面申请。因使用单位名称、用户出现变更、撤销、合并等情况而需要在OA系统中做相应处理的，应向学校党政办公室提出书面申请，办理相关手续。

第十一条系统中用户拥有的操作权限由学校办公室根据该用户的岗位职责分配，并根据岗位和分工的调整作相应调整。

第十二条各用户应妥善保管自己的帐户资料。登录系统后因故离开要退出系统，以确保帐户安全。用户密码遗失或遗忘应及时报告本部门OA管理员，由OA管理员重新设密码。

第五章人员管理

第十三条从事OA系统运行、维护和管理工作的人员，必须具备良好的服务意识和相应的专业技术水平，熟悉OA系统的操作及相关管理规定，了解国家有关法律、法规。

第十四条OA系统中的所有使用人员要自觉遵守系统运行中相关的规章制度，按照自己的权限，认真完成本人在系统中所承担的工作;必须对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，不得涉密信息。

第十五条各单位负责人出差、请假期间，如具备网络办公条件，原则上应坚持通过网络保持正常的电子政务处理操作;如受网络条件或者其他条件制约无法进行正常的电子政务处理操作，应于出差或请假前，将该期间内对应于自己的操作权限委托相关人员代为办理，代理人应履行委托人的一切义务。

第六章公文管理

第十六条OA系统所涉及的各种公文的格式、行文规则等须按照我校现有的公文处理的有关规定办理。

第十七条上级和非隶属单位普通来文，需要发布到OA系统中的，统一由学校党政办公室文档科收文并扫描进行数字化，进入OA系统，由系统收文管理启动该文办理流程。电子公文办理按规定流程进行。

第十八条公文办理每一环节的办理人可使用系统提供的功能完成各自应该处理的工作，办理人处理完自己应处理的事务后，应将工作单及时发送给流程规定的下一环节处理人员。如下一环节有多人可供选择，则根据公文的内容和学校的有关规定选择正确的发送对象发送，如发送错误，应在接受方未办理前及时收回。接受方收到通知信息后，应及时办理。

第十九条各部门在OA系统中发布的消息，应先由本部门领导审核。各部门领导对本单位在OA系统中发布的消息的准确性和严肃性负责。

第二十条为保证工作时效性，各OA系统用户应及时登录系统，办理相关业务，不得无故延误工作。

第二十一条学校电子公文归档实行纸质载体(包括文件和领导签发意见)和电子文档双套归档制。各部门在OA系统上运行的电子公文，办结后统一由本部门管理员完成归档工作。

其他与OA系统有关的电子文档按学校档案管理规定归档。

第二十二条OA系统中的电子公文与原纸质公文具有同等效力。各单位可以从OA系统中复制公开发布的公文为纸质形式，被复制的电子公文具有同等效力。

第二十三条学校对外发文的报送如采用纸质形式，办理过程仍通过OA系统完成。

第二十四条